Für die Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln auf jeder Stufe der Produktion, der Verarbeitung und des Vertriebs sind in erster Linie die Lebensmittelunternehmen verantwortlich. Jeder Unternehmer muss darlegen können, von wem er ein Lebensmittel oder Rohmaterial erhalten hat (eine Stufe zurück) und an wen er die Lebensmittel abgegeben hat (eine Stufe vor). Diese Informationen sind entscheidend, damit nicht sichere Lebensmittel schnell vom Markt genommen werden können. Die zuständigen Behörden müssen die Rückrufe der Unternehmen amtlich überwachen. Daher gehört es zu den Mitwirkungspflichten der Unternehmen, Daten zur Rückverfolgbarkeit auch an die Behörden zu übermitteln. Gerade bei Rückrufen größeren Ausmaßes und in Krisenfällen ist es wichtig, dass die Behörden schnell einen Überblick über die Warenströme der Produkte entlang der gesamten Handelskette erhalten können. Bei lebensmittelbedingten Krankheitsausbrüchen (Erklärfilm) ist häufig zu Beginn noch nicht bekannt, welches Lebensmittel den Ausbruch ausgelöst hat. Dann können Warenströme verschiedener Lebensmittel systematisch ausgewertet werden, um das wahrscheinlichste Produkt zu ermitteln.

Für die Erhebung von Rückverfolgbarkeitsdaten bei den Unternehmen sind in erster Linie die Lebensmittelüberwachungsbehörden vor Ort in den Bundesländern zuständig. Das BVL als Bundesbehörde kommt als zentraler Krisenmanager dazu, um die Bundesländer im Krisenfall koordinierend zu unterstützen. Das BVL ist außerdem die nationale Kontaktstelle für das europäische Schnellwarnsystems für Lebens- und Futtermittel (RASFF), über das sich die Behörden der EU-Mitgliedstaaten gegenseitig informieren, wenn gesundheitsgefährdende Produkte in mehreren Mitgliedstaaten verteilt wurden.

Damit Rückverfolgbarkeitsdaten möglichst schnell erhoben und weiterverarbeitet werden können, haben die Länder unter Mitwirkung des Bundes einen Leitfaden zur einheitlichen Anwendung der Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit entwickelt. Der Leitfaden enthält auch Vorlagen, die zum Erstellen von sogenannten „Lieferlisten“ (Aufstellung der Lieferanten bzw. Empfänger eines Produkts) verwendet werden können. Das Dokument steht unten zum Download bereit.